2012年7月22日 星期日

經理人月刊 9 月號 / 2009 年 58 期 - 「一次讀懂專案管理」


        這兩天把這本已經三年前的「經理人月刊」拿出來復習。在我收藏的「經理人月刊」之中,這本真是質量內容最豐富的一期雜誌,除了該月主題「專案管理」,其他關於行銷、企劃、業務的扎實內容也不遑多讓。

        初次閱讀這期月刊,當時就允諾自己,日後一定要找機會重看第二次,加深知識印象和內化。當時並沒有留下完善的閱讀筆記,也是為了替再次閱讀的理由鋪路(藉口?)。

        專案管理真的是泛用性非常強的通用管理知識,不論是工作事業、家庭出遊、婚禮宴客、生涯規劃,只要任何有目標、時間限制、資源限制,全部都可以化為專案管理的範疇。本雜誌的精彩內容,很難靠簡單的筆記就可以融會貫通,扎實的內容已經難以再度簡化,所以這本雜誌,真的是推薦朋友們,直接整本購入收藏,有事沒事就當床邊聖經隨手翻翻吧

        由於內容相當豐富難以取捨,故我的筆記這次顯得特別落落長,並且有許多難以文字表述的部分,只能直接擷取相關圖文留存其中。


        專案的定義:必須有明確的起點和終點(有時間限制、不可重複)、有預算(成本控制)、有明確的工作範疇、展現出特定的成果。



        三角形面積由三個邊所決定,專案的範疇由成效、時間、成本三邊所構成。
        負責專案的人被要求「做得好、做得快、做得多,同時錢要花得少」,專案就注定會失敗。在專案管理的領域內,「外行引導內行」是十分正常的。專案經理的角色:應該是一個促進者,協助專案成員將他們所負責的工作順立完成


五大階段---
  1. 起始:定義問題、發展解決方案、專案章程、識別利害關係者 - 整合管理、溝通管理。
  2. 計畫:縝密的規劃,要做什麼、誰負責做、該如何做、何時完成、多少成本、需要那些資源?九大知識領域皆需要。
  3. 執行:溝通管理、掌握專案利害關係、建立發展專案團隊。
  4. 監控:獨立於外的單獨階段,運用九大領域知識,不斷監督與控制。
  5. 結束:負責驗收結案和稽核審理知識,不論成功失敗,將經驗保存供日後參考。

專案管理九大領域心智圖

九大知識領域---
  • 整合管理:製定「專案章程」、「規範說明書」、「專案管理計劃」,以利日後指導方針、管理與監控。
  • 範疇管理:找出專案範圍內的工作項目,避免工作範圍無止盡地蔓延擴大。
  • 時間管理:規劃、排程、推算工時、單位數,估算所需資源。
  • 成本管理:費用規劃、估算與控制,確保預算內完成,或視需要調整預算。
  • 品質管理:最重要的客戶滿意度因素,需持續監控。
  • 人資管理:團隊組合、技能培訓、調整領導方式,追蹤成員能力與績效。
  • 溝通管理:確保資訊有效傳播、保存和查詢。
  • 風險管理:風險規劃、識別、分析、反應及監控,提高專案成功機會。
  • 採購管理:外包、採購自己團隊缺乏的資源。
範疇管理小技巧:
  1. 工作劃分要細到你可以正確估算細項作業的時間和成本為止。
  2. 排定進度之前,一定要先完成 WBS ,即各個工作的拆解,但不一定要考慮先後順序。
  3. WBS 未必要劃分到五層,只要足夠精確估計時間與成本即可。

時間管理小技巧:
  1. 一項工作的期限,方便追蹤與調整,以不超過 4~6 週較適合,作業如果太龐大,可拆成好幾項分支作業;如果是軟體或工程,最好將 1~3 週視為一個週期。
  2. 先做合理進度安排,再考量資源有限問題,才能產生最佳的進度表。
  3. 排進度,絕對不要細分到超過你所能掌控的程度。

成本管理小技巧:
  1. 緊急準備金是為了未知的事項設立的。
  2. 所動用的準備金,絕不可超過專案進度的比例。
  3. 盡量把準備金留在專案後期。

品質管理:利用魚骨圖(因果圖)
  1. 辨識問題,找到重大品質缺陷。
  2. 腦力激盪,辨別問題發生原因。
  3. 畫出魚骨圖主要骨幹(問題),再分析出主因(人、環境、方法)和各項問題發生的原因。
  4. 找出解決問題的方法(5W2H)。

品質管理小技巧:
  1. 假如專案延遲、預算超過、範疇沒有全部做到,若事情仍順利運作(產品做出來、品質過關),通常還在可接受範圍。
  2. 把品質改善方法應用在製程上,就能改變工廠廢品及重做比例。
  3. 開始就做對的成本,遠比重做要低。

人資管理小技巧:
  1. 從專案需要什麼樣的技術和能力展開,開出職能需求規劃,針對組織現有人力進行評估,決定團隊陣容。
  2. 團隊進入「展現階段」,需要「委任型領導」,但是仍要適時追蹤進度。
  3. 遴選專案經理人,專業能力未必首選,管理技能和溝通能力也非常重要。

風險管理小技巧:
  1. 利害關係人對風險的容忍度,將對「定性風險分析」產生影響。

採購管理小技巧:
  1. 選擇合約類型時,可以考量:專案開始之後,變更的頻率與影響範圍、賣方執行專案所需投入時間與成本、業界使用的標準合約、市場競爭情形,以及風險高低等問題。
  2. 合約工作說明書,應詳述工作內容及附帶工作條件(例如,要定期進行進度報告),以確保賣方能清楚完整地了解買方的需求及工作目標。
  3. 採購文件複雜及詳細程度,會因為專案採購的項目,和可承受的風險不同,而有所差異。

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