2011 年五月號『經理人月刊』78 期心得筆記 - 「高效率會議術」

        『經理人月刊』真的是少數幾本會讓我有想要變成長期訂戶的衝動的優質雜誌,不過目前還是依標題以零買方式入手,也接連買了好幾本。

        本期主題談到『如何讓會議變得高效率』。只要在這個商業環境工作上班,開會這檔子事情就跟吃三餐一樣如影隨形,根本是生活的一部份。但可惜的是,這樣經常占據我們生活與時間的事情,卻是人人敬而遠之、能閃就閃沒人愛。這不就等同開會是上班族對生活與工作厭倦的罪魁禍首之一。

        如果能改善開會品質這檔事,甚至讓大家樂於開會,對工作品質和員工的心情都會有關鍵性的提升!

        說起來,我目前任職的公司內部開會的品質也不算好,我也經常在思考該如何改善這個環節,正巧,這期月刊就這樣切中要害地提供了我許多有用的資訊!



        雜誌內列舉了常見的會議七大病徵如下:


  1. 沒人把開會當一回事。大家遲到、早退,在會議上最常做的事,就是在文件上塗鴉。
  2. 開會開到天荒地老,實際的開會時間總是比預期多出兩倍。
  3. 開會時,討論內容離題後就像潑出去的水,再也沒有回來過。
  4. 開會後,決而不行的程度猶如船過水無痕,像沒開過會一樣。
  5. 會議裡,大家都說了很多話,但說的都不是真話。
  6. 大家總是忘了帶最重要的資料和數據進會議室,讓決策一延再延。
  7. 會議的無聊程度一路走來,始終如一。大家重複犯同樣的錯誤,沒人想做任何改變


        其中被我標註紅色的算是目前任職的公司比較明顯的病徵。

        開會前,該先決定好的四個問題:為什麼開會?誰來開會?怎麼開會?如何製作會議紀錄?

        我發現,大家開會的時候經常不會精挑細選該與會的對象,只有兩個部門之間的協商會議,發會議通知的人常常像是為了要跟長官報備或是給第三者作見證那般,莫名其妙地引入了一堆人的名字進來。

        於是乎有人來到會議室還搞不清楚開會的目的,也不知道議題跟自己有何關聯。再者有人甘脆習以為常,變得麻木,不是不回應就是按下了『接受』,但他也不會出席。

        為什麼要開會?這個問題通常會議主持人心中都有答案,但是到底要找誰進來開會,這件事普遍都做得很差,而且受邀的人還常常會找沒有受邀的人進來當靠山,避免自己一個人承擔作決定的責任。

        而越多錯誤的人進入會議室,不但這些人感覺虛擲時光而不開心,人員遲到缺席的狀況也會難以控制,甚至錯誤的人提出錯誤的意見,或把議題帶往錯誤的方向。總之,挑選會議成員,我認為是可以最快立竿見影的改善方法

        另外雜誌帶我們觀摩了多家知名企業的開會實戰手法,非常值得一讀。

        其中『趨勢科技』使用的『每日站立會議』,記得我剛進公司時,小組也曾經因為導入 Scrum 敏捷開發方法,而有簡短的每日晨間會議。雖然不是經常站著報告,但意義是相同的。但我們使用的成效非常不彰,看完本雜誌後,又看到一篇精彩的 StartUp 公司 EzTable開發網誌也有一篇關於他們使用此方法進行每日會議的實況,我才豁然開朗,原來之前我們只模仿那徒具形式的外表,沒有抓到核心的精隨!

        EzTable 那篇網誌,我非常建議好好閱讀與參考。

        各種開會手法的重點整理:

  1. 站立會議:準時開始,時間越早越好,在紀錄團隊工作狀況的白板開會,人數不要超過 10 人,時間勿超過 15 分鐘,不要在會中處理問題,不要在會中作筆記。
  2. 禁帶電子產品:不要讓與會者分心在看筆電、手機、上網。(這點我很想推)
  3. 時間限制:碼錶計時,強迫事前準備充分,縮短議程,一定要有結論。
  4. 主管離場:多利用紙筆白板,保密原則,設定時限,主持人維持中立,不得使用職權,決議後不得異議。
  5. 視覺會議:事先溝通,準備圖像範本,確認足夠的空白面積,構圖不用精美,流程圖讓大家隨時看見,善用海報、便利貼。
  6. 世界咖啡館:圓桌比方桌好,桌與桌距離別太近,桌長提醒規則,準備聆聽棒。
  7. 開放空間科技:自由決定出席,發生就發生,何時開始都對,結束就結束。
  8. 動腦會議:事前每人獨力激盪,所有人都必須發言,創意接龍,禁止批評,不管品質只求量大,不要設限想像力。
  9. 環境引導:準備飲食和調好溫度,放一點音樂,偶爾走動或互換位置。
  10. 創新激盪:可邀請公司以外人員,題目與每個人相關,只要界定題目範圍,不能隨意指派版主。
  11. 午餐會議:用餐中後段再切入主題,由主辦人先負擔後拆帳,不要讓食物成為重點,勿自行提早用餐,避免抄筆記拿資料。
  12. 移地會議:提供多個時間與場地的選擇,確保交通狀況和準時,確認場地環境,不要安排過多課程,會後追蹤,避開週末或假日。


熱門文章