2012年6月17日 星期日

「成功者的資訊整理術 特刊」讀書筆記


        繼上篇「成功者的筆記術 特刊讀書筆記」談到成功人士使用筆記的方法,這次的特刊,雖然著重在各行業知名人物的「資訊整理」方法。

        在資訊爆炸的時代,如果有效率地處理四面八方冒出來的資訊變得相當重要,但儘管本書導入了一些名人經驗,但基本上只能當作參考,並無法直接套用到讀者的個人經驗。資訊整理這件事真的非常因人而異,因此看完本書後,感覺實用性較低,但是仍有一些參考價值。



雲端工作術
  1. 隨處即時完成工作,提高效率
  2. 建立雲端資料庫,進行同步與連結
  3. 考量使用情境,發展個人獨門用法
數位整理五訣竅
  1. 依個人需求,建立檔案命名規則
  2. 先定樹狀結構,輔以網狀思維:4 ~ 5 層即可
  3. 網頁和電子郵件也要分層管理:Business、Personal、Reference、Others
  4. 通訊錄要建立完整資料和關鍵字
  5. 清理、備份硬碟,建立資料索引
  • 設定蒐集主題,檔案、關鍵字命名統一
  • EVERNOTE:邊蒐集資料、邊做線上筆記
  • Dropbox:專屬雲端硬碟,隨時隨地分享檔案
  • Google:搜尋引擎客製化,提高篩選效率
  • RSS:必看網站最新文章,即時提醒、一網打盡
  • Podcast iTuneU:Podcast音檔,新聞、知識用聽的
  • facebook:自訂名單與關鍵字,不被動態訊息洗版
  • YouTube:自定播放清單,看影音資料不必找
  • Trunk.ly:跨社群平台整合,過濾轉貼網址
標示、分類、丟棄 3 步驟
  1. 標示:寫日期及出處,才有意義
  2. 分類:依使用時機歸檔,容易尋找
  3. 丟棄:定期檢視,過期就丟

紙本資料整理 7 訣竅,工作進度一目了然
  1. 將文件標示處理順序
  2. 將文件依主題區分
  3. 利用檔案夾側邊標示日期
  4. 文件尺寸以 A4 為主

整理的目的不在「收納」,而在容易「取得」
  1. 篩選資料是否有用
  2. 將有用的資料分類
  3. 製作索引,方便資料取得
寫下對方專長、特徵以利聯想,隨時更新人事動態
  1. 記錄詳實:不要錯過名片上當初留下的每一筆資訊,包括認識時間、地點、經過。
  2. 資料同步
  3. 統一版本
提高工作效率,從整齊辦公桌開始
  1. 常用的才放桌上
  2. 依習慣擺放,使用後歸位
  3. 雜物越快處理掉越好
  4. 線路也要整理
  5. 善用隔牆、桌下空間
  6. 便條紙集中貼在正前方
高效達人工作術
  1. 釐清目的再行動,與所須資訊自然相遇
  2. 透過書來理解事實,利用網路獲取新知
  3. 資訊來源的可靠度,決定資訊的好壞
  • 用行動裝置閱讀,零碎時間不浪費:在看到資訊的當下,立即作出判斷。
  • 設定主要儲存空間,再選擇連結工具:每隔一段時間檢視,移除不需要的檔案
  • 用簡訊、社群平台,延伸互動與對話:將人脈分成「個人型、工作型、策略型」
  • 用客製化資訊,維繫更新人脈庫:讓自己多曝光,出現在有專業人士聚集的場合
  • 選對「關鍵字」,建立雲端情報網:Google Readr -> Read it Later -> EverNote -> Dropbox
  • 用一個資料夾,收納一整年回憶:
  • 公務檔案存公檔,用 KPI 落實知識管理:命名空間結構 - 品牌.工作項目.時間因素.細則
  • 設定資料的「邊界」,爬梳總統家族史
  • 從蒐集到整理,目的要從一而終:做事前,先知道目的,才不會偏離軌道
  • 一則情報反咀嚼四次,反覆分析、思考:瀏覽剪報、理解摘要、口頭解說、與人討論
  • 抱持「問題意識」,提高蒐整敏銳度:設定 5 個主題,「資訊、主題、蒐集、產出」
  • 廣泛蒐集相關素材,提出顛覆性組合:盡力提出各種可能,然後全數推翻
  • 重組、簡化情報,找出商品核心價值:掌握狀況、導入觀點、解決問題